Système de pointeuse mécanique, numérique, mobile… lequel choisir ?
Date de publication: avril 3, 2022
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Pour respecter la réglementation prescrite par les inspecteurs du travail, les entreprises sont tenues d’enregistrer les heures travaillées de leurs salariés. Cela est valable pour tous les postes, et inclut les fonctions de direction. Par ailleurs, les chefs de sociétés doivent faire une sauvegarde de ces données sur une durée de cinq ans. Il existe plusieurs types de systèmes de pointeuse pour la gestion des horaires de travail. Voici quelques conseils pour choisir celui qui est le plus adapté à votre firme.
Le système de pointeuse selon les besoins de l’entreprise
Pour les petites entreprises à horaires établies, le système de pointeuse utilisé se suffit à une simple tabulation papier. Cela peut s’agir d’une pointeuse mécanique. Tandis que, pour les gros effectifs, les horaires de travail sont confus. Les salariés travaillent en shift jour ou nuit, font des heures supplémentaires ou sont en procédure d’attente. L’utilisation d’un système de pointeuse horaire est donc essentielle. La pointeuse numérique avec logiciel de pointage facilite les tâches de l’administration. Ce système d’horloge pointeuse numérique aide aussi à gérer les ressources humaines et même les services juridiques.
En bref, pour un petit nombre de travailleurs, la pointeuse mécanique est satisfaisante. Cependant, si votre entreprise possède une centaine d’employés, la pointeuse numérique ou la pointeuse mobile sont plus performantes. Le système d’horloge pointeuse numérique est recommandé surtout si vos employés commencent le travail en même temps. Vous pouvez également opter pour un lecteur de carte d’identité qui rendra votre trafic plus clair et fluide. Par conséquent, si vos salariés se déplacent régulièrement, une pointeuse mobile est plus adéquat.
Choisir un système de pointeuse en fonction des activités
Enregistrer le pointage dans un bureau, une industrie, ou une fabrique est différent. Par conséquent, le système de pointeuse doit être ajusté à chaque besoin. Si cette fonction vous paraît trop compliquée, vous pouvez d’abord auditer votre entreprise. Ensuite, les fournisseurs de services vous présenteront le système de pointeuse horaire qui vous convient : pointeuse mécanique, numérique, mobile, etc…
Le système de pointeuse horaire
Quelques sociétés travaillent sur des horaires très compliquées qui doivent capturer, traiter et calculer des milliers d’heures chaque jour. Pour bien organiser l’entreprise, il est déterminant de bien sélectionner le système d’horaire pointeuse numérique. Il faut établir le calcul des heures supplémentaires. En outre, compter le surcroît de travail, les compensations de repos ou les astreintes est nécessaire. Encore une fois, l’audit fourni par une société de services particulière peut être la solution préconisée. Et ce, pour recommander le modèle de pointeuse mobile ou numérique idéal.
Le système de pointeuse selon les règles
L’article L3171-2 du Code du travail prescrit la gestion du pointage des salariés par les employeurs. Cependant, cette loi n’impose pas les types de vérifications typiques à chaque entreprise. Cela peut être fait de manière analogique ou automatique. Si l’employeur choisit un système de pointeuse mobile ou mécanique par exemple, il est tenu d’effectuer une déclaration auprès de la CNIL. En effet, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) enregistre les données dénombrées par le système de pointeuse mécanique ou numérique.
Cela n’est pas obligatoire, mais il est préconisé de parler au comité du personnel avant d’installer une pointeuse numérique. Expliquez à vos salariés le choix du système d’horloge pointeuse numérique par exemple : facilité de gestion, prévention des excès d’heures supplémentaires, transparence vis-à-vis de l’inspection du travail. Cette initiative permettra d’éviter les mauvaises réactions et les « impressions de surveillance » que peuvent percevoir les salariés.
Critères de sélection d’un système de pointeuse
La sélection du système de pointeuse varie d’une société à une autre. Différentes sortes de système de pointeuses horaires sont disponibles.
La pointeuse mécanique ou à feuille en carton
La pointeuse mécanique est le prototype le plus courant. Il s’agit du modèle de boîte avec une montre intégrée avec laquelle une carte personnelle est utilisé pour pointer. C’est l’impression de l’horaire sur la feuille en carton qui assure la traçabilité dans la pointeuse mécanique. Actuellement, cette dernière semble un peu dépassée, mais elle est toujours utile.
Par ailleurs, une pointeuse mécanique remplit encore toutes ses fonctions. Elle ne permet pas d’effectuer les traitements spontanés. Une pointeuse mécanique engage l’employeur dans une vérification constante des heures de travail de ses salariés. Ce dispositif marche sous secteur. Cependant, certains prototypes sont équipés d’une batterie. Une pointeuse mécanique est très utile en cas de panne d’électricité.
La pointeuse numérique
La pointeuse numérique fonctionne comme les spécimens mécaniques, mais qui sont simplement numériques. Dans son système d’horloge pointeuse numérique, la feuille en carton est remplacée par une carte à bande magnétique. Comme son appellation l’indique, la pointeuse numérique permet également de lire, d’enregistrer, de stocker et de traiter les données numérisées. C’est le travail de vérification et de traitement qui privilégie la pointeuse numérique avec logiciel de pointage.
Certains modèles sont équipés d’une clé USB intégrée au dispositif. D’autres prototypes d’horloge pointeuse numérique disposent d’un oscillateur WiFi pour envoyer directement les informations au poste de contrôle. S’il ne s’agit d’une pointeuse numérique avec logiciel de pointage, le processus est la responsabilité de l’employeur.
La pointeuse mobile
La pointeuse mobile est destinée aux travailleurs nomades. Parmi cette classe, on retrouve les travailleurs sur terrain, les cas externalisés et la sous-traitance. Ce système enregistre le temps effectué sur un réseau de téléphone fixe. Via une pointeuse mobile, le salarié insère un code qui lui permet d’inscrire ses horaires travaillés.
La pointeuse mobile offre également la possibilité de réaliser le pointage sur un téléphone portable. L’employé fait passer son mobile à côté d’une puce, un code-barres ou un terminal RFID. Enfin, une pointeuse mobile peut identifier la position géographique.
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