Pourquoi un système de pointage et comment fonctionne-t-il ?

La plupart des entreprises utilisent des systèmes de suivi de temps de leurs employés. Auparavant, cette tâche était effectuée manuellement par un salarié qui notait chaque mouvement du personnel. Par souci de sécurité, d’efficience et de productivité, les sociétés se tournent désormais vers un système de pointage. Plus fiable, cet outil de gestion horaire note avec précision le temps de travail du personnel.

Pourquoi un système de pointage ?

Le système de pointage et de gestion des temps passés au travail sert à améliorer et à contrôler la productivité du personnel. Sa fonction principale est d’enregistrer les allées et venues de chaque employé. En fonction du cadre légal et de son utilisation, le système de pointage choisit s’avère essentiel à l’entreprise.

Les avantages d’un système de pointage

Il s’agit d’un moyen d’améliorer la gestion des données, leur organisation et leur intégration. Avec les informations sauvegardées de manière automatique, les ressources humaines y auront plus facilement accès. Les retards, les absences, les heures supplémentaires, … le logiciel de système de pointage pour entreprise permet de suivre chaque mouvement. Ainsi, les RH peuvent donc aisément calculer la productivité du personnel, les horaires de travail et faciliter la gestion de la paie.

Pour une entreprise, l’utilisation d’une pointeuse avantage également les employés. Au niveau du personnel, elle booste la productivité. Avec ce système au travail, il leur est plus facile d’optimiser leur temps au travail. Ainsi, les employés seront moins sujets aux retards et aux absences. La simplicité d’utilisation de ce dispositif facilite également l’enregistrement des temps de prestation.

Les inconvénients d’une pointeuse

Recourir à une pointeuse peut néanmoins présenter des inconvénients. En effet, outre le système de pointage biométrique, rien ne garantit l’identité du pointeur. Pour les systèmes d’authentification biométriques, un enregistrement d’une partie du corps (par empreinte digitale, iris, …) est effectué. Il faut donc que ce soit l’employé lui-même qui fasse le pointage. En revanche, rien n’empêche un employé d’effectuer le pointage d’un autre avec les autres pointeuses.

Comme les autres systèmes utilisent un pointage par badge, par smartphone, code, … il est facile de notifier une autre personne. Il faut aussi faire attention aux risques techniques. Étant donné que les informations sont enregistrées en temps réel, un arrêt du système compliquera les choses. La perte ou l’oubli de l’outil par le personnel peut également engendrer un blocage. En plus d’engendrer des coûts supplémentaires pour l’entreprise, cela peut provoquer un retard dans les services de ressources humaines.

Comment fonctionne un système de pointage en entreprise ?

Il existe plusieurs types de système de pointage, leur utilisation et leur fonctionnement étant tous différents.

Le système de pointage mécanique

Il s’agit du système le plus ancien et le plus utilisé par les entreprises avec un petit effectif. Également appelé pointeuse à carton, c’est le système de pointage le plus simple d’utilisation. Équipé d’une horlogerie, ce dernier enregistre les entrées et les sorties dans l’entreprise. Pour les petites sociétés, c’est la solution la plus pratique et la plus intéressante. En plus de sa simplicité, son installation ne nécessite pas de technicien spécifique.

La pointeuse numérique

Plus performant que la version mécanique, la pointeuse numérique convient aux entreprises avec plus de 10 salariés. Elle propose également plus de fonctionnalités. En plus d’enregistrer les mouvements du personnel, ce système de pointage permet d’avoir accès à des rapports plus précis. Il permet également de récolter et de traiter les données reçues, contrairement à la pointeuse mécanique.

La pointeuse badgeuse

Il s’agit d’un système de pointage par badge. Le pointage se fait par l’insertion d’une carte ou d’un badge dans une badgeuse qui enregistre les informations qui y sont contenues. Les données concernant les pointages effectués par le personnel sont ensuite traitées et gérées à l’aide d’un logiciel de gestion. En revanche, cette solution est plus coûteuse que la pointeuse mécanique et numérique.

Le système de pointage mobile

Spécialement conçu pour les employés itinérants et à distance, c’est l’un des systèmes de pointage les plus performants. C’est un moyen simple de suivre les activités du personnel à distance. Ainsi, cette pointeuse offre un système de géolocalisation et de QR code pour les employés. La gestion et le contrôle de temps au travail ainsi que le planning est également disponible avec ce système.

Le système de pointage biométrique

C’est le système de pointage le plus performant de tous. Avec une sécurité et une fiabilité plus élevée, cet outil est utilisé par les grandes entreprises. Il est également exploité pour les travaux de haute importance. Contrairement aux autres pointeuses, elle utilise des propriétés physiques. Ainsi, on peut distinguer le système de pointage par empreinte digitale par exemple. Propre à chaque individu, le système de pointage biométrique offre la meilleure fiabilité des informations.