Pointage du personnel : qui est concerné ?

Le pointage du personnel est un élément-clé dans une entreprise. C’est une solution de gestion et de mesure du temps de travail des salariés. Le pointage du personnel est également une obligation au sein des entreprises belges. Découvrez les points essentiels relatifs à ce domaine.

Comment doit-être mis en place le pointage du personnel ?

Un employeur est tenu au pointage du personnel, c’est-à-dire qu’il doit décompter les heures de travail réalisées par les travailleurs. Le décompte se concentre sur le temps de travail des employés dans l’entreprise mais également dans les lieux où ils effectuent un travail à la demande de l’employeur. Ce pointage du personnel est d’ailleurs une obligation indiquée dans le Droit du travail.

Une entreprise doit donc mettre en place un système de comptabilisation des heures de travail. Pour cela, un appareil de décompte est nécessaire. Il y a encore quelques années, une fiche de présence ou un cahier de relevé des arrivées et des départs étaient utilisés. Désormais, une solution de décompte électronique est disponible. Divers appareils de pointage du personnel peuvent être employés pour faciliter cette tâche.

Ceux-ci doivent obligatoirement être déclarés auprès de la Commission de la Protection de la Vie Privée (CPVP). De plus, une autorisation écrite de la part de l’employé est requise si la gestion de pointage du personnel s’effectue via un système biométrique. Les données relevées par ce type d’appareil étant sensibles, leur exploitation est soumise à une réglementation spéciale.

Le salarié doit-il être joignable à tout moment ?

La mise en place d’un système de pointage du personnel facilite la gestion des ressources humaines et autres tâches administratives. Toutefois, l’utilisation d’un registre de présence a-t-il des impacts négatifs sur les employés ?

Généralement, un employé est tenu de respecter ses heures de travail. Le pointage du personnel permet de s’assurer que ce point est respecté. Cependant, les entreprises sont tenues d’observer une concertation à la déconnexion.

Celle-ci doit permettre à un salarié de profiter de sa vie personnelle et/ou familiale. Elle lui assure également la possibilité de prendre un temps de repos ou de congé. Durant cette période, l’employé n’est donc pas dans l’obligation d’être joignable. Dans une entreprise, la concertation doit obligatoirement avoir lieu dès que les représentants des travailleurs en font la requête.

Pointage du personnel : existe-t-il des exceptions ?

Se plier au pointage du personnel est une obligation pour les salariés. Ce point est d’autant plus valable si l’un d’eux est soumis à des horaires spécifiques. Aucun oubli ne peut être toléré. La non-application du pointage du personnel par un travailleur peut entraîner diverses sanctions voire le licenciement.

L’employeur est responsable du pointage du personnel. Le recours au temps partiel ou aux heures supplémentaires ne le dispense pas de la tenue d’un registre de présence. Une fiche de présence spéciale est dédiée aux cadres en forfait jour. Bien que leur temps de travail est décompté par jours travaillés par année, les cadres sont aussi soumis au pointage du personnel.

Organisation du pointage du personnel : qui décide ?

L’organisation du pointage du personnel revient à l’employeur uniquement. Néanmoins, il doit se plier à certaines règles si le logiciel de présence notifie l’identité du travailleur et ses heures d’entrée.

L’employeur doit donc tenir un registre de tous les allées et venues. Il doit aussi consulter la délégation syndicale du personnel. Si ces règles ne sont pas respectées, le pointage est considéré comme nul. Il ne pourra donc pas être utilisé dans le cadre d’un litige juridique.

Mise en place du pointage : le personnel peut-il s’y opposer ?

L’employeur est le seul à décider de l’installation d’un système de gestion de présence des employés. Il sélectionne le système de pointage qui lui convient le mieux. Les employés ne peuvent donc pas s’opposer à la mise en place de la procédure si les règlementations sont respectées. Toutefois, si l’application de gestion du personnel entraîne de nombreuses complications, les salariés peuvent s’opposer à son utilisation.

Qui doit se charger du pointage du personnel ?

Le pointage du personnel est réalisé par le système mis en place par l’employeur. Cependant, il peut demander à des salariés de réaliser un suivi du temps du travail au sein de l’entreprise. Les données collectées seront stockées sous format papier ou numérique.

Système de pointage et pauses

Il existe divers temps de pause dans les entreprises. Dans les entreprises, les diverses pauses personnelles, comme pour aller fumer par exemple, peuvent être accordées ou pas. Elles peuvent aussi être pointées ou non. Enfin, la pause déjeuner est une obligation dans toutes les structures.

Ne pas oublier l’aspect contractuel

La mise en place d’un logiciel de pointage du personnel peut être problématique. Des dysfonctionnements peuvent survenir. Pour éviter les problèmes administratifs, il est conseillé de procéder à un contrat sur le temps de travail. Il permettra de comptabiliser le temps nécessaire aux salariés pour des arrangements dans son travail.

Un avenant au contrat de travail aidera aussi à faire correspondre le temps de travail au délai de présence du salarié. Il prendra en compte les aménagements nécessaires dans le travail.