Comment organiser ses journées de travail ?

Organiser son temps de travail est primordial. Mais entre les imprévus et les urgences, il s’avère souvent difficile de prioriser les tâches. Sachez cependant que vous pouvez tout à fait être productif tout en gérant différentes activités. Comment organiser son temps de travail et gagner en efficacité ? La réponse tout de suite.

Les raisons de planifier sa journée et les bons gestes à adopter 

Organiser le temps sur son lieu de travail est essentiel. En effet, un manque de planification impacte inévitablement votre productivité et les activités que vous êtes censé entreprendre.

Pourquoi organiser ses journées de travail ? Gérer efficacement votre planning vous fera gagner du temps. Cela vous permettra également d’accroître votre productivité. En hiérarchisant vos tâches, vous gérerez mieux votre énergie et vous réduirez votre niveau de stress. Vous saurez exactement les missions que vous devrez remplir chaque jour.  

Par ailleurs, une planification des tâches vous aidera à faire face aux imprévus qui se présenteront. Vous pourrez même disposer de temps pour aider vos collègues. 

Pour bien organiser sa journée de travail, certaines habitudes doivent être adoptées. La veille, accordez-vous 15 minutes pour préparer vos activités du lendemain. Pour cela, utilisez un agenda pour indiquer toutes les tâches que vous devez réaliser. Dressez également une liste pour décider lesquelles accomplir en priorité.  

Afin de mieux vous aider, vous pouvez recourir à un logiciel de gestion de temps. Grâce à cet outil, vous pourrez gérer vos activités en temps réel. Il vous suffira de marquer les tâches qui sont terminées pour vous concentrer sur les nouvelles. De quoi gagner en efficacité. 

Programmer sa journée pour être pleinement efficace 

Grâce à un agenda ou un logiciel de gestion de temps, organiser son temps de travail est plus simple. Lorsque vous prévoyez vos tâches pour le lendemain, concentrez-vous sur les cinq activités les plus importantes de votre journée. Si elles sont assez courtes, vous pouvez ajouter une ou deux autres actions sur votre planning.

Évaluez le temps relatif à chacune de vos tâches. Décomposez-les ensuite en de petites activités plus faciles à entreprendre. Votre productivité sera ainsi boostée. En outre, vous aurez la possibilité d’entreprendre plus de tâches que ce vous avez prévu à la base. En réalisant diverses petites actions bout à bout, vous abattrez une grande quantité de travail sans vous en rendre compte.  

Pour être plus performant, calculez la durée précise de chaque action. Servez-vous de ces données pour créer un repère de base que vous respecterez. Si un laps de temps conséquent s’écoule entre deux tâches, essayez de déterminer l’élément qui vous bloque. Cela vous aidera pour la suite. 

Grâce à une bonne organisation de votre temps de travail, terminer vos tâches quotidiennes ne sera plus problématique. Toutefois, ne vous surestimez pas ! Essayez d’effectuer le plus de travail possible, sans surcharger votre planning. Trop de choses à accomplir vous fera perdre en efficacité et en productivité. 

Garder un œil sur le planning pour mieux travailler 

Dresser un planning de ses activités est la première étape pour organiser le temps à consacrer à chacune des tâches. Prenez l’habitude de ne vous consacrer qu’à une seule action à la fois. Ainsi, vous aurez amplement le temps de vous occuper d’une chose et de la terminer correctement. Vous serez davantage concentré et plus réactif.

Vous n’êtes pas à l’abri d’une interruption ou d’une urgence. Pour parer à ce type d’éventualité, ne faites pas de plan pour la totalité de votre journée. Prenez en compte jusqu’à 60 % de votre planning pour être pleinement fonctionnel. Vous dégagerez ainsi une marge suffisante pour faire face aux imprévus qui ne manqueront pas de se produire.  

Avec l’aide d’un bon logiciel de gestion de temps, vous saurez hiérarchiser vos activités. Vous dégagerez ainsi un moment pour vous adonner à d’autres tâches non prévues. 

Grâce à votre outil électronique, réalisez un bilan de votre travail. Analysez votre productivité quotidienne ou hebdomadaire. Vous repèrerez ainsi les tâches terminées et celles que vous n’avez pas faites. À partir des données relevées, vous établirez un plan plus précis afin d’optimiser votre efficacité. Cela impactera votre productivité pour les jours à venir.