Werktijd versus rusttijd: enkele tips om deze goed te beheren in uw bedrijf

Andrea van de boekhouding klaagt opnieuw over Stefaan van de Dienst-na-verkoop die steeds te laat op het werk verschijnt. “Ik moet altijd om 8u25 de telefoon beantwoorden, en dat is echt mijn taak niet.” Andrea heeft natuurlijk gelijk. U moet echter eerst Stefaan zijn versie van de feiten laten vertellen, alvorens een beslissing te nemen.

Stefaan legt uit dat hij ’s ochtends verantwoordelijk is voor het naar school brengen van de kinderen, waardoor hij pas om 9 uur op het werk aankomt; maar hij zegt ook dat hij nooit vóór 17u30 uur de firma verlaat. Hij presteert dus wel degelijk zijn uren. En anderzijds doet Marina van de receptie twee uur boodschappen om 12.00 uur. Is dat echt normaal?

De dagelijkse werktijd in België

De wet op de werktijden in België stelt bepaalde grenzen die niet mogen worden overschreden. Daarom moet de werkgever met zijn werknemers in de arbeidsovereenkomsten de duur van de arbeid per dag en de rusttijden vastleggen. De uurroosters van het bedrijf worden ook vastgelegd in het Arbeidsreglement, een document dat verplicht door elk bedrijf moet worden opgesteld en dat de werknemer op elk moment moet kunnen raadplegen.

In België bedraagt een volledige werkweek voor een kantoormedewerker 38 uur. Aangezien deze berekeningsgrondslag op jaarlijkse basis bekeken wordt, kan de werkgever weken van 40 uur vastleggen en voorzien in extra verlofdagen gespreid over het jaar. Op die manier worden deze twee uur per week gecompenseerd. In dit laatste geval bedragen de werkdagen 8 uur, wat de wettelijke maximale werktijd is.

Wat wordt beschouwd als arbeidstijd, en wat niet

De Belgische wetgeving bepaalt wat als arbeidstijd wordt beschouwd en wat niet. Tenzij specifiek opgenomen in het arbeidsreglement van het bedrijf, maakt de verplaatsing van de woonplek van de werknemer naar zijn werkplek geen deel uit van de werktijd.  Hetzelfde geldt voor maaltijdpauzes. Aan de andere kant wordt reizen tussen twee klanten of tussen twee werkplekken – en zolang dat voor dezelfde werkgever is – beschouwd als arbeidstijd. Als uw werknemer vanuit het hoofdkantoor van het bedrijf in Brussel een opleiding in Leuven moet geven, is de reistijd arbeidstijd en moet u dus betalen voor deze reistijd.

Bedrijfstrainingen en instructies geven voor het uitvoeren van de werkzaamheden vallen ook onder de arbeidstijd.

Tot slot is de wachttijd bij een klant door bijvoorbeeld een verkoper ook werktijd. De tijd dat een werknemer 100% beschikbaar is voor zijn werkgever is per definitie de gewerkte arbeidstijd. Ongeacht of deze tijd effectief is of niet.

Een pauze voor een betere efficiëntie

Een lunchpauze en pauzes van 10 tot 15 minuten gedurende de dag stellen werknemers in staat om hun gedachten te verzetten en dus meer betrokken te zijn bij hun werk. Hoewel deze pauzes deel kunnen uitmaken van de betaalde tijd, maken ze geen deel uit van de arbeidstijd. Het is aan u om de pauzes duidelijk te definiëren in uw Arbeidsreglement en in de contracten met uw medewerkers. Een bedrijfsfeest en een teambuilding zijn ook geen werktijd, maar deze evenementen die voor het bedrijf worden georganiseerd en waarvoor de aanwezigheid van uw medewerkers nodig is, kunnen ook worden betaald. Het hangt allemaal af van uw interne beleid. Wees echter voorzichtig: u kunt de aanwezigheid van uw werknemers niet eisen als ze niet worden betaald.  Het is hun vrije keuze om in hun rusttijd hieraan deel te nemen. Als hun aanwezigheid verplicht is, moet u dit tijdens de normale werkuren doen en hen hiervoor betalen.

Beter omgaan met de gewerkte en niet-gewerkte tijd

De werktijden van uw bedrijf zijn zeker opgenomen in uw arbeidsreglement, maar soms passen ze niet bij de realiteit op het terrein en bij het privéleven van uw werknemers. Wie profiteert van het systeem en hoe kunnen we deze werktijden beter beheren met inachtname van de wet op de arbeidstijd?

Met een elektronisch tijdregistratie (met badge of via biometrie, d.w.z. met een vingerafdruk), krijgt u automatisch een goed zicht op ieders echte werktijd, ongeacht de roddels in de gang. Stefaan presteert inderdaad zijn verplichte uren, want hij neemt nooit meer dan één uur tijdens de middag. Marina trouwens ook, want ondanks haar twee uur afwezigheid ’s middags, presteert zij haar volledige arbeidstijd (ze komt namelijk vroeg aan en vertrekt laat. En Vincent van Customer Service werkt teveel uren; daarom worden deze uren bijgehouden door de tijdklok. Wanneer het quotum van 7u36 uur bereikt wordt, krijgt hij een extra vrije dag. Leg uw werknemers uit dat het systeem het mogelijk maakt om uren automatisch voor u te berekenen en dat zij zo tijd besparen omdat zij geen compensatiedagen meer hoeven te vragen om overuren te recupereren.