Hoe organiseert u uw werkdag?

Het organiseren van uw werktijd is essentieel. Het is echter vaak moeilijk om tussen onvoorziene gebeurtenissen en noodsituaties taken te prioriteren. Weet wel dat u behoorlijk productief kunt zijn terwijl u verschillende activiteiten beheert. Hoe organiseert u uw werktijd en wint u aan efficiëntie? Lees verder om het antwoord te kennen.

Redenen om uw werkdag te plannen en enkele goede gewoontes

De tijd organiseren op de werkvloer is essentieel. Een gebrek aan planning heeft namelijk gevolgen voor de productiviteit en voor de activiteiten die u zou moeten uitvoeren.

Waarom uw werkdag organiseren? Door uw planning efficiënt te beheren, bespaart u tijd. Het stelt u ook in staat om uw productiviteit te verhogen. Door uw taken een bepaalde prioriteit te geven, kunt u uw energie beter beheren en uw stressniveau doen dalen. U weet precies welke opdrachten u elke dag moet voltooien.

Bovendien helpt het plannen van taken u om het hoofd te bieden aan onvoorziene omstandigheden. Misschien hebt u zelfs tijd over om uw collega’s te helpen.

Om uw werkdag goed te organiseren, moet u bepaalde gewoontes aannemen. Geef uzelf de vorige dag 15 minuten om u voor te bereiden op de taken van de volgende dag. Gebruik hiervoor een agenda om alle taken op te lijsten die u moet voltooien. Maak daarnaast ook een lijst om te beslissen welke u het eerst moeten uitvoeren.

Om u beter te helpen, kunt u gebruik maken van zogenaamde tijdmanagement software. Dankzij deze tool kunt u uw activiteiten in realtime beheren. U hoeft enkel de taken aan te duiden die voltooid zijn zodat u zich op de nieuwe kunt concentreren. Zo verhoogt u de efficiëntie.

Plan uw pad om volledig efficiënt te werken

Dankzij een agenda of tijdmanagement software is het eenvoudiger om uw werktijd te organiseren. Concentreer u bij het plannen van de taken voor de volgende dag op de vijf belangrijkste activiteiten. Als ze kort genoeg zijn, kunt u één of twee andere acties toevoegen aan uw planning.

Evalueer de tijd nodig om elk van de taken uit te voeren. Verdeel ze vervolgens in kleinere activiteiten die gemakkelijker uit te voeren zijn. Op die manier wordt uw productiviteit gestimuleerd. Bovendien kunt u meer taken op u nemen dan oorspronkelijk gepland. Door verschillende kleine acties van begin tot einde uit te voeren, zult u veel werk verzetten zonder het te beseffen.

Om efficiënter te werken, kan het helpen om de precieze duur van elke actie te berekenen. Gebruik deze gegevens om een referentiepunt  te creëren waaraan u zich moet houden. Als er een aanzienlijke tijd zit tussen twee taken, probeer er dan achter te komen wat u blokkeert. Dit zal u later helpen.

Dankzij een goede organisatie van uw werktijd zal het voltooien van uw dagelijkse taken geen probleem meer zijn. Overschat uzelf echter niet ! Probeer zoveel mogelijk werk te doen zonder uw planning te overbelasten. Als u teveel moet bereiken, verliest u aan efficiëntie en productiviteit.

Houd uw planning in de gaten om beter te werken

Het plannen van uw activiteiten is de eerste stap bij de organisatie van de tijd die u aan elke taak moet besteden. Maak er een gewoonte van om maar één ding tegelijk te doen. Dit geeft u voldoende tijd om met één ding bezig te zijn en het goed af te werken. U zult meer gefocust zijn en sneller reageren.

U bent niet immuun voor een onderbreking of noodgeval. Om met dit soort situaties om te gaan, is het beter om geen plan voor een hele dag te maken. Houd rekening met maximaal 60% van uw schema om volledig functioneel te zijn. Zo hebt u dus voldoende marge vrij om het hoofd te bieden aan de (onvermijdelijke) onvoorziene omstandigheden.

Met behulp van een goede tijdmanagement software kunt u prioriteiten stellen in uw activiteiten. Dit geeft u de tijd om andere ongeplande taken uit te voeren.

Maak met behulp van deze digitale tool de balans op van uw werk. Analyseer uw dagelijkse of wekelijkse productiviteit. Dit zal u helpen om te zien welke taken zijn voltooid en welke u niet hebt gedaan. Op basis van de verzamelde gegevens stelt u vervolgens een nauwkeuriger plan op om uw efficiëntie te optimaliseren. Dit zal uw productiviteit in de komende dagen positief beïnvloeden.