Wat is het nut van tijdregistratie en hoe werkt het?

De meeste bedrijven gebruiken tijdregistratiesystemen voor hun werknemers. Voorheen werd deze taak handmatig uitgevoerd door een werknemer die elke beweging van het personeel registreerde. Omwille van veiligheid, efficiëntie en productiviteit gebruiken bedrijven nu een systeem van tijdregistratie. Deze tool is veel betrouwbaarder omdat de werktijd van het personeel nauwkeurig genoteerd wordt.

Wat is het nut van tijdregistratie?

Een systeem van tijdregistratie op het werk verbetert de productiviteit van het personeel en wordt ook gebruikt als controle-instrument. De belangrijkste functie is het registreren van de aankomst en het vertrek van elke werknemer. Het type systeem dat gekozen wordt, is afhankelijk van het wettelijk kader dat gebruikt wordt in het bedrijf.

De voordelen van tijdregistratie

Tijdregistratie is een manier om gegevens beter te beheren, organiseren en integreren. De HR-afdeling kan gemakkelijk aan de gegevens omdat alles automatisch opgeslagen wordt. Te laat komen, afwezigheden, overuren, … met tijdregistratiesoftware kunt u elke tikking volgen. Zo kan HR eenvoudig de productiviteit van medewerkers opvolgen, uurroosters opstellen en de verloning beheren.

Voor een bedrijf komt het gebruik van een tikklok ook ten goede aan de werknemers. Op personeelsniveau verhoogt het alvast de productiviteit. Met dit systeem kunnen medewerkers veel gemakkelijker hun arbeidstijd optimaliseren. Hierdoor zijn zij minder gevoelig voor te laat komen en afwezigheid. Dit apparaat is gebruiksvriendelijk wat de registratie van de werktijden vergemakkelijkt.

De nadelen van tijdregistratie

Het gebruik van een tikklok kan echter ook nadelen hebben. Behalve bij de biometrische systemen is er geen controle op de identiteit van de persoon die intikt. Bij een biometrisch tiksysteem wordt de registratie via een deel van het lichaam uitgevoerd (bijvoorbeeld door een vingerafdruk, de scan van de iris, …). Het is dus de werknemer zelf die de prikklok gebruikt. Bij alle andere tiksystemen is het steeds mogelijk dat iemand in de plaats van een andere medewerker intikt.

Aangezien de andere systemen werken met een badge, smartphone, code, … is het een koud kunstje om de prestaties van iemand anders in te geven. Bovendien moeten we ook rekening houden met technische problemen. Omdat de informatie in realtime wordt vastgelegd, zal een technische panne de situatie bemoeilijken. Als het personeelslid de badge verliest of de code vergeet, kan dit eveneens een obstakel vormen. Naast extra kosten voor het bedrijf kan dit ook leiden tot vertraging in de werking op de HR-afdeling.

Hoe werkt tijdregistratie in een bedrijf?

Er zijn verschillende soorten tijdregistratie, met elk een verschillend gebruik en werking.

De mechanische tikklok

Dit is het oudste systeem en het meest gebruikt door bedrijven met een klein personeelsbestand. Ook wel “kartonnen” tikklok genoemd, is dit het gemakkelijkste tiksysteem. Een klok registreert de in- en uitgangen in het bedrijf. Voor kleine bedrijven is dit de handigste en interessantste oplossing. Het is eenvoudig en de installatie heeft geen specifieke technicus nodig.

De elektronische tikklok (gecodeerd)

Efficiënter dan de mechanische versie is de digitale/elektronische tijdklok, geschikt voor bedrijven met meer dan 10 medewerkers. De werknemer identificeert zich door zijn unieke code in te voeren. Dit systeem biedt ook meer functies. Naast het registreren van in- en uittikken, biedt dit systeem toegang tot nauwkeurigere rapporten. Het maakt het ook mogelijk om de ontvangen gegevens te verzamelen en te verwerken, in tegenstelling tot de mechanische tijdklok.

De badgelezer

Het gaat hier om een zogenaamd “proximity” tiksysteem. De registratie gebeurt door een badge in de buurt van de badgelezer te brengen. De informatie die op de badge staat, wordt dan ingelezen. De gegevens van de tikking worden vervolgens verwerkt en beheerd met behulp van software. Hou er wel rekening mee dat deze oplossing duurder is dan de mechanische en elektronische (code) tikklok.

De mobiele tikklok

Dit registratiesysteem werd speciaal ontworpen voor rondreizende of externe medewerkers, en is één van de krachtigste. Het is een eenvoudige manier om personeelsactiviteiten op afstand te volgen. Deze tikklok biedt een geolocatie- en QR-codesysteem voor werknemers. Bovendien biedt dit systeem de mogelijkheid om de werkplanning te beheren en te controleren.

De biometrische tikklok

Dit is het meest efficiënte tiksysteem van allemaal. Vooral grote ondernemingen zullen de verhoogde veiligheid en betrouwbaarheid waarderen. Het wordt ook gebruikt voor delicate en belangrijke missies.  In tegenstelling tot andere systemen maakt deze tijdregistratie gebruik van fysieke eigenschappen. Zo kunnen we bijvoorbeeld met vingerafdrukken werken. Aangezien deze gegevens uniek zijn voor elke persoon, biedt de biometrische tikklok de beste betrouwbaarheid.