Wat zijn de voordelen van software voor verlof en afwezigheden?

Het beheer van verlof en afwezigheid van het personeel is een essentiële administratieve taak voor elk bedrijf. De principes mogen dan al eenvoudig lijken, maar de HR-manager wordt vaak geconfronteerd met complexe situaties. Deze kunnen een impact hebben op het sociale klimaat en op de productiviteit. Het is dan ook aangeraden om performante software te gebruiken. Zo kunnen incidenten vermeden worden en het beheer van verlof en afwezigheden vereenvoudigd.

Tijd winnen

Voor HR-managers is het beheer van afwezigheden en verlof een belangrijke kwestie. Hoewel deze taak vaak beschouwd wordt als vervelend, kan het gebruikt worden als een soort prestatiehefboom. Daarom is het belangrijk om de juiste tools te gebruiken.

Op die manier is het mogelijk om via verlof- en afwezigheidssoftware een dematerialisering/digitalisering op alle niveaus door te voeren. Gedaan met handmatige invoer, controles en autorisaties. Vanaf nu is het hele proces geautomatiseerd. Hierdoor worden doorlooptijden geminimaliseerd, wat kostbare tijd bespaart.

Voor de verschillende gebruikers betekent dematerialisatie het verwerven van meer autonomie. Het is in de eerste plaats ervoor zorgen dat iedereen over de gewenste informatie beschikt. Eén enkel programma biedt toegang tot het vakantiesaldo of de periode voor het opnemen van betaalde vakantie. En dit volledig zonder tussenkomst van HR.

Beslissen en tegelijkertijd het risico op fouten minimaliseren

Door te kiezen voor het gebruik van verlof- en afwezigheidssoftware wordt de beslissing voor de HR manager nog eenvoudiger. Hij beschikt nu immers over de basiselementen om een verzoek te beantwoorden. Het is niet langer nodig om bij elk ontvangen verzoek handmatig de administratieve situatie te controleren.

Zodoende heeft hij onmiddellijk met één klik toegang tot relevante informatie over een medewerker. Zo kan hij bijvoorbeeld dadelijk zien of de medewerker recht heeft om verlof te vragen in een bepaalde periode.

De wet naleven

Om zijn werk te vergemakkelijken, kan de HR-manager de software ook configureren volgens de geldende wettelijke bepalingen. Hetzelfde geldt voor interne bedrijfsreglementen. Hij ziet onder meer onmiddellijk of het verzoek kan worden ingewilligd, bijvoorbeeld door na te kijken of de datum overeen komt met de toegelaten periode van betaald verlof van het lopende jaar.

Het spreekt vanzelf dat de kans op fouten hierdoor sterk wordt verminderd, en in sommige gevallen zelfs uitgesloten, waardoor conflicten vermeden worden. In feite is de tussenkomst van managers beperkt, omdat de validatie nagenoeg geautomatiseerd wordt.

Profiteer van een betere coördinatie

Naast snelheid speelt ook een vereenvoudiging van het systeem een rol. Hierdoor kunt u optimaal genieten van de voordelen van tijdsbeheer. Omdat de informatie in real-time beschikbaar is, kan de planning van het betaald verlof onmiddellijk worden bijgewerkt.

Zowel teammanagers als hun medewerkers kunnen de algemene planning raadplegen en zichzelf organiseren door rekening te houden met het beschikbare personeel. Dit heeft een positieve invloed op de productiviteit van het bedrijf.

Algemeen gesproken vergemakkelijkt het gebruik van software de communicatie tussen afdelingen. Zo kan de boekhouding het verlof en de aanwezigheden via het loonprogramma automatisch verwerken.

Afhankelijk van het soort software zullen de beschikbare opties en mogelijkheden sterk afwijken. Bij gratis software voor het beheer van betaald verlof zijn de functionaliteiten vaak beperkt, en dus ook de voordelen.

Het is dan ook beter om te kiezen voor meer geavanceerde software zoals bijvoorbeeld die ontworpen door DinClock. Hierdoor kunt u genieten van een betere ervaring en krijgt u toegang tot functionaliteiten die aangepast zijn aan de realiteit van uw bedrijf.

Het gaat hier trouwens om meer dan standaardsoftware. Dit pakket werd speciaal ontworpen om bedrijven te ondersteunen die hun productiviteit willen verhogen, door het opzetten van een efficiënter systeem voor tijdsplanning.

Deze tool beschikt over heel wat opties en voldoet aan specifieke behoeften van innovatieve bedrijven. DinClock-software is gebruiksvriendelijk en efficiënt, en helpt met het beheer van werktijd of berekeningen op basis van flexibele uren.

Ten slotte heeft deze software voor verlof en afwezigheden één groot voordeel: de mogelijkheid voor elk bedrijf om de tool te personaliseren. Een optie die zelfs de grootste twijfelaars zal overtuigen.