Tijdregistratie: om wie gaat het?

Tijdregistratie speelt een belangrijke rol in een bedrijf. Het is een oplossing om de werktijd van medewerkers te meten en beheren. Bovendien is tijdregistratie verplicht in Belgische bedrijven. Leer meer over de essentiële kenmerken van deze oplossing.

Hoe wordt de tijdregistratie van het personeel uitgevoerd?

Een werkgever is verplicht om de werktijden van zijn personeel te beheren. Hij moet namelijk de gewerkte uren van zijn werknemers registeren. Het gaat hier niet alleen om de werktijd van werknemers in het bedrijf, maar ook op andere plaatsen waar zij op verzoek van de werkgever werkzaam zijn. Deze registratie is trouwens een verplichting die in het Arbeidsrecht opgenomen werd.

Een bedrijf moet daarom een systeem opzetten om de werktijden te registreren, bij voorkeur met een toestel. Een paar jaar geleden werd er nog een prikkaart of manuele registratie gebruikt bij aankomst en vertrek. Nu zijn er gelukkig elektronische registratiesystemen beschikbaar. Werkgevers kunnen gebruik maken van verschillende soorten registratietoestellen om deze taak te vergemakkelijken.

Deze systemen moeten verplicht worden aangegeven bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL). Bovendien is de schriftelijke toestemming van de werknemer vereist als de tijdregistratie verloopt via een biometrisch systeem. Aangezien dit type toestel gevoelige gegevens verzamelt,  is het gebruik ervan onderworpen aan speciale voorschriften.

Moet de medewerker te allen tijde bereikbaar zijn?

Het gebruik van een tijdregistratiesysteem voor het personeel vergemakkelijkt het beheer door human resources en andere administratieve taken. Heeft het gebruik van tijdregistratie echter negatieve gevolgen voor de werknemers?

Over het algemeen is een werknemer verplicht om zijn of haar werktijden te respecteren. De tijdregistratie van het personeel zorgt ervoor dat dit wordt gerespecteerd. Bedrijven zijn echter verplicht om in overleg te gaan als het gaat om vrije tijd.

Dit moet een werknemer in staat stellen om te genieten van zijn gezins- en/of persoonlijk leven. Het zorgt er ook voor dat hij een pauze kan nemen of verlof. Gedurende deze periode is de werknemer dus niet verplicht om bereikbaar te zijn. In een onderneming moet overleg plaatsvinden van zodra de vertegenwoordigers van de werknemers daarom vragen.

Tijdregistratie: zijn er uitzonderingen?

De tijdregistratie respecteren is een verplichting voor alle medewerkers. Dit is nog belangrijker wanneer een werknemer onderworpen is aan specifieke uurroosters. Hierop kan geen enkele afwijking getolereerd worden. Wanneer een werknemer de tijdregistratie niet uitvoert, kan dit leiden tot verschillende sancties, en zelfs tot ontslag.

De werkgever is verantwoordelijk voor de tijdregistratie. Het gebruik van deeltijdwerk of overwerk ontslaat hem niet van het bijhouden van een aanwezigheidsregistratie. Voor kaderpersoneel met een dagforfait bestaat er een specifieke presentielijst. Hoewel hun werktijd wordt geteld per gewerkte dag per jaar, zijn managers ook onderworpen aan tijdregistratie.

Organisatie van tijdregistratie: wie beslist?

De organisatie van de tijdregistratie is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de werkgever. Niettemin moet hij zich aan bepaalde regels houden indien registratiesoftware de identiteit van de werknemer en diens startuur registreert.

De werkgever moet dus een register bijhouden van al wie binnen- en buitengaat. Hij moet ook de vakbondsafvaardiging raadplegen. Als deze regels niet worden gevolgd, zal de tijdregistratie als ongeldig worden beschouwd. Dat betekent dat de gegevens niet gebruikt kunnen worden in het kader van een juridisch geschil.

Invoeren van tijdregistratie: kan het personeel zich ertegen verzetten?

De werkgever is de enige die beslist over de installatie van een tijdregistratiesysteem voor werknemers. Hij kiest het systeem dat het beste bij hem past. Werknemers kunnen zich dus niet verzetten tegen de uitvoering van de procedure als de geldende regels worden nageleefd. Als de toepassing van dit systeem echter veel complicaties veroorzaakt, kunnen werknemers bezwaar maken tegen het gebruik ervan.

Wie is er verantwoordelijk om de tijdregistratie uit te voeren?

De tijdregistratie wordt uitgevoerd door het systeem dat door de werkgever is opgezet. Hij kan werknemers echter vragen om de gewerkte tijd in het bedrijf te noteren. De verzamelde gegevens worden dan op papier of digitaal opgeslagen.

Tijdregistratie en pauzes

Er zijn verschillende pauzes in bedrijven. Een bedrijf kan de verschillende persoonlijke pauzes, zoals bijvoorbeeld gaan roken, wel of niet toestaan. Ze kunnen ook worden geregistreerd of niet. Verder is het belangrijk te weten dat de lunchpauze overal een verplichting is.

Vergeet het contractuele aspect niet

Het opzetten van tijdregistratiesoftware kan problematisch zijn. Er kunnen bijvoorbeeld storingen optreden. Om administratieve problemen te voorkomen, is het aangeraden om een contract op te stellen over de werktijd. Dit maakt het mogelijk om de tijd in te schatten die een werknemer nodig heeft om zijn werk uit te voeren.

Een bijlage bij de arbeidsovereenkomst zal ook helpen om de werktijd af te stemmen op de werkelijke aanwezigheid van de werknemer op het werk. Hierdoor kan ook rekening gehouden worden met eventuele aanpassingen in het werk.