Een goed beheer van prioriteiten kan de werktijd optimaliseren

Hebt u een goedgevulde planning maar weet u niet hoe u al uw verschillende projecten tot een goed einde kunt brengen? Een goed tijdsbeheer en duidelijke prioriteiten kunnen u helpen om uw dag in te delen. Tijdsbeheer op het werk zorgt ervoor dat de productiviteit verhoogt, zonder bijkomende stress of oververmoeidheid.

Prioriteiten vastleggen

Wanneer u heel veel verschillende taken uit te voeren hebt, is het belangrijk deze volgens prioriteit te klasseren. Prioritaire taken vastleggen betekent dat u deze in volgorde van belangrijkheid plaatst.

Om uw tijd efficiënt in te delen is het noodzakelijk om te bepalen wat belangrijk en dringend is. Welke taak is de meest tijdrovende van allen? Als u die vraag beantwoord hebt, is het sterk aangeraden om deze taak niet tot op het laatste moment uit te stellen. Anders loopt u het risico de deadline te overschrijden. Als er andere taken zijn die niet veel tijd vragen, kunnen deze wel uitgesteld worden.

Doelstellingen bepalen

De organisatie en het tijdsbeheer zijn onlosmakelijk verbonden met de doelstellingen die behaald moeten worden. Wat zijn de deadlines van de verschillende projecten?

Het is van absoluut belang om dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse objectieven vast te leggen om de vooruitgang te meten en het tijdsgebruik te verbeteren. Het uiteindelijke doel is zo productief mogelijk te worden tijdens een vooraf bepaalde werkperiode.

Het is belangrijk om regelmatig na te gaan hoe het project vordert. Hierdoor kunt u nagaan of de deadline haalbaar is, en of u – indien nodig – aanpassingen moet maken onderweg.

Vermijd procrastinatie

Mensen die zich afvragen hoe zij hun dagelijkse werktijd moeten beheren, leren best dat zij niet moeten wachten tot het laatste moment om de verschillende taken uit te voeren.

Uitstel is een echte rem op vooruitgang. Dit kan negatieve gevolgen hebben op de productiviteit en op het respecteren van deadlines.

De motivatie van een werknemer kan ook beïnvloed worden door het herhaaldelijk uitstellen van een taak. Dit kan tot stress leiden en zorgt voor onnodige mentale druk. Bovendien kan procrastinatie (ook wel “uitstelgedrag” genoemd) uiteindelijk leiden tot een depressie of zelfs burn-out.

Het is nuttig te beseffen dat de neiging tot procrastinatie nooit zonder reden is. Als dit zich steeds opnieuw voordoet, is het belangrijk om de oorzaak van het probleem te vinden. Misschien is de werkdruk te hoog in vergelijking met de beschikbare tijd? In dat geval is het soms beter om bepaalde taken of projecten te weigeren. « Nee » zeggen is niet alleen een manier om zich te doen gelden, maar ook om ervoor te zorgen dat men niet overspoeld wordt met werk. Een andere optie kan zijn om een aangepaste deadline te onderhandelen.

Takenlijsten om dagdagelijkse taken te beheren

Om efficiënt te werken is het soms nodig om gebruik te maken van een hulpmiddel voor tijdsbeheer. Er bestaan verschillende praktische tools om prioriteiten te stellen op de werkvloer. De eenvoudigste is de « to-do lijst ». Dit is een lijst met uit te voeren taken en acties.

Elke taak krijgt een prioriteit toegewezen en wordt dan opgelijst volgens belangrijkheid. De prioritaire acties staan dan bovenaan. Het is belangrijk dat deze lijst duidelijk is en dat de agenda goed zichtbaar is. Op die manier is het eenvoudiger om te zien welke taken al gedaan zijn en wat er nog open staat.

Tijdsbeheer-software om beter te plannen

De werktijd optimaliseren kan enkel als de verschillende taken en acties ingepland worden. Een softwarepakket voor tijdsbeheer kan erg behulpzaam zijn. Elke taak kan dan gedurende een welbepaalde tijd ingepland worden, zodat men een goed overzicht van de werkweek krijgt. Dankzij deze tool komen de taken die op een welbepaalde datum en uur uitgevoerd moeten worden op de voorgrond, wat erg praktisch is.

Tijdens het plannen moet u de taken één na één invullen. U bent namelijk productiever als u één taak per keer uitvoert. In tegenstelling tot wat u zou kunnen denken, zorgt het tegelijkertijd uitvoeren van verschillende taken voor verstrooiing en vermindering van productiviteit.