Hoe berekent u de aanwezigheid van uw personeel in het bedrijf?

Tijdsbeheer is essentieel voor het bedrijf en voor HR-managers. Het omvat verschillende essentiële concepten, waaronder het aantal uren dat het personeel aanwezig is. Hiermee moet rekening worden gehouden bij de berekening van bepaalde kosten zoals overwerk of loon, wat van werknemer tot werknemer kan verschillen. Bovendien moeten er bepaalde begrippen genuanceerd worden, zoals bijvoorbeeld de werkelijk gepresteerde uren.

Wat is nu precies de “aanwezigheidstijd” van een werknemer in een bedrijf?

« Aanwezigheidstijd » is de periode gedurende dewelke een medewerker fysiek aanwezig is in de gebouwen van het bedrijf. Tijdens zijn werktijd moet hij beschikbaar zijn voor zijn werkgever, en is hij als zodanig verplicht de geldende richtlijnen te respecteren.

Bovendien mag een werknemer tijdens deze aanwezigheid in het bedrijf geen persoonlijke activiteiten. Zolang er aan deze voorwaarden wordt voldaan, bestempelen wij deze tijd als “werkelijk gepresteerde uren”. De wetgeving bepaalt dat, op bepaalde uitzonderingen na, de werktijden beperkt zijn tot 8 uur per dag.

Hoewel een werknemer op de werkvloer aanwezig is, wordt hij niet altijd als operationeel en productief gezien. Om de tijd die in een bedrijf wordt doorgebracht als “werkelijk gepresteerd” te beschouwen, moet dus aan de genoemde voorwaarden zijn voldaan.

Hou er rekening mee dat bij de berekening van de effectieve werktijd bepaalde perioden van afwezigheid niet als zodanig worden beschouwd, bijvoorbeeld opleidingsuren of betaald verlof. Hoewel in dit concreet geval de tijd die in het bedrijf wordt doorgebracht niet effectief is, moeten deze uren wettelijk betaald worden door de werkgever.

Hetzelfde geldt voor pauzes, vergaderingen en aankleedtijd. Aan de andere kant wordt de reistijd van de werknemer van thuis naar het werk niet in aanmerking genomen.

Hoe kunt u de aanwezigheidstijd in het bedrijf optimaliseren?

Heel wat bedrijven kiezen voor innovatieve oplossingen om de aanwezigheidstijd te beheren. Hierdoor wordt de verwerking van personeelsgegevens vereenvoudigd.

Zo zijn er bijvoorbeeld prikklokken of software voor het beheer van de aanwezigheidstijd. Het belangrijkste doel van dergelijke toestellen en softwarepakketten is een eenvoudige registratie van de gepresteerde uren. Bovendien vergemakkelijken zij ook de automatische registratie van bepaalde parameters, zoals betaald of onbetaald verlof, en de afwezigheid van werknemers.

Deze tools zorgen voor een beter tijdsbeheer in het bedrijfsleven. Ze helpen de HR-manager bij zijn dagelijkse taken. De doorlooptijd om verlof te beheren of afwezigheden te controleren wordt hierdoor verkort.

Bovendien biedt een geautomatiseerd systeem veel voordelen op het vlak van tijdsbeheer. Het geeft bijvoorbeeld een overzicht van de aanwezigheidsuren van alle medewerkers. Dit vergemakkelijkt het toepassen van een betere werktijdplanning binnen het bedrijf.

Op die manier kunnen de verschillende afdelingen zich beter organiseren en voordeel halen uit een beter tijdsbeheer binnen het bedrijf. Een beter sociaal klimaat, een sterkere betrokkenheid van de medewerkers of een hogere productiviteit,… Dit zijn allemaal voordelen voor het bedrijf.

Op dit vlak is de planningssoftware van DinClock een echte must. Dit programma werd ontworpen om te voldoen aan de behoeften van innovatieve bedrijven, en zorgt voor een aangepast en efficiënter tijdsbeheer.

Elke stap is geautomatiseerd, vanaf de registratie van de tijd doorgebracht in het bedrijf tot de validatie van eventuele overuren. Hetzelfde geldt voor verlofaanvragen. Dit bespaart niet alleen tijd bij de registratie, maar ook bij de controle van bijkomende gegevens.

Persoonlijke informatie is ook op een eenvoudige manier beschikbaar voor medewerkers en managers, wat de boekhouding vergemakkelijkt. Daarom is DinClock een bijzonder praktische software voor optimale samenwerking, en een duidelijke troef  voor de productiviteit.

Eén van de grootste voordelen van deze software is ongetwijfeld de mogelijkheid om het programma aan te passen. Het is namelijk mogelijk om de applicatie te configureren om zo aan wettelijke bepalingen te voldoen of om rekening te houden met specifieke regels in het bedrijf.