Durée du travail versus durée du temps de repos : astuces pour bien les gérer en entreprise

Aline de la compta se plaint encore des retards répétés de Stéphane du Service après-vente. « C’est toujours à moi de répondre au téléphone à 8h25, ce n’est pas mon travail. » Aline a raison. C’est vrai. Toutefois, vous voudriez une explication de Stéphane avant d’imposer votre vision des choses.

Stéphane vous explique qu’il est en charge de déposer les enfants à l’école le matin, ce qui le fait arriver à 9h ; mais qu’il ne part jamais avant 17h30. Il preste donc ses heures. Par contre, Mathilde de la réception prend deux heures à midi pour faire son shopping. Est-ce vraiment normal ?

La durée du travail d’une journée en Belgique

La loi sur la durée du travail en Belgique prévoit certaines limites à ne pas franchir. Dans ce cadre, l’employeur fixe avec ses employés dans leurs contrats d’embauche la durée du travail par jour et du temps de repos. Les horaires de l’entreprise sont également définis dans le Règlement de travail, document obligatoire à chaque entreprise et accessible aux employés à tout moment.

En Belgique, une semaine complète pour un employé de bureau est de 38 heures. Comme cette base de calcul est annuelle, l’employeur peut définir des semaines de 40 heures et prévoir des journées de congé supplémentaires étalées sur l’année, équivalentes à l’addition de ces deux heures par semaine. Dans ce cas, les journées de travail seront de 8 heures, ce qui est la durée du travail maximale légale.

Ce qui est considéré comme du temps du travail, et ce qui ne l’est pas

La loi belge définit ce qui est considéré comme du temps de travail et ce qui est exclu du temps de travail. Ainsi, à moins que ce ne soit spécifiquement repris dans le Règlement de travail de l’entreprise, les déplacements du domicile de l’employé à son lieu de travail sont exclus du temps du travail.  Il en est de même pour les pauses des repas. A contrario, les déplacements entre deux clients ou entre deux sites de travail – et pour autant qu’il s’agisse du même employeur – sont considérés comme du temps de travail. Si votre employé doit donner une formation à Tournai en partant du siège de l’entreprise qui se trouve à Bruxelles, le temps de déplacement sera bien du temps de travail et vous devrez donc rémunérer le temps de ses trajets.

Les formations d’entreprise et les directives données pour la réalisation du travail demandé sont également du temps de travail.

Enfin, le temps d’attente d’un client par un commercial par exemple est également du temps de travail. Par définition, le moment où un collaborateur est disponible à 100% pour son employeur est du temps de travail presté. Qu’il soit effectif ou non.

Un temps de repos pour une meilleure efficacité

Une pause lunch et des pauses de 10 à 15 min dans la journée permettent aux employés de s’aérer l’esprit et d’être d’autant plus impliqués dans leur travail. Si ces pauses peuvent faire partie du temps rémunéré, elles n’en sont pas pour autant du temps de travail. À vous de les définir clairement dans votre Règlement de travail et dans les contrats avec vos employés. Une fête d’entreprise et un team building ne sont pas non plus du temps de travail, mais ces évènements organisés pour l’entreprise qui requièrent la présence de vos employés peuvent aussi être rémunérés. Tout dépend de votre politique interne. Attention toutefois : vous ne pouvez pas exiger la présence de vos collaborateurs s’ils ne sont pas payés. Ils viennent selon leur libre choix sur leur temps de repos. Si leur présence est obligatoire, vous devrez le faire pendant les heures normales de durée du travail et les rémunérer.

Mieux gérer les temps prestés et non prestés

Les horaires en entreprise sont certainement inscrits dans votre Règlement du travail, mais parfois, ils ne collent pas avec la réalité du terrain et avec la vie privée de vos collaborateurs. Qui profite du système, et comment mieux gérer ces temps de travail prestés tout en respectant la loi sur la durée du travail ?

Avec un système de pointeuse électronique, par badge ou par biométrie (c’est-à-dire avec l’empreinte digitale), vous obtenez automatiquement le temps de travail réel de chacun, sans tenir compte des ragots de couloirs. Stéphane preste effectivement ses heures, car il ne prend jamais plus d’une heure à midi. Mathilde également: malgré ses deux heures d’absence à midi, elle preste ses heures de travail dans la journée, car elle arrive tôt et repart tard. Vincent du Service clientèle preste trop d’heures ; par conséquent, ces heures vont être comptabilisées par la pointeuse afin qu’il puisse récupérer des jours de congé une fois que ses heures auront atteint le quota de 7h36 équivalent à un jour de travail. Expliquez à vos collaborateurs que le système permet de calculer les heures automatiquement à votre place, et qu’ils gagneront du temps à ne pas devoir vous demander des jours de récupération des heures supplémentaires.